Ocena marketingowa
W dniach 18-19.11.2003 r. odbyły się VI Targi Obiektów i Usług Konferencyjno-Szkoleniowych Forum Turystyki Biznesowej (BTF - Business Tourism Forum). Są to jedyne targi w Polsce adresowane do Planistów Konferencyjnych (Meeting Planners) - zleceniodawców imprez biznesowych - firmowych, naukowych, tematycznych, osób decydujących o wydatkach na spotkania i podróże służbowe w firmach, instytucjach i stowarzyszeniach profesjonalnych.
Tradycyjnie miejscem targów BTF jest Pałac Kultury i Nauki w Warszawie, który dzięki centralnemu położeniu zapewnia odwiedzającym najbardziej dogodny dojazd. Od sześciu lat głównym organizatorem targów BTF jest Biuro Doradztwa Konferencji i Doradztwa Turystyki Biznesowej MEETINGS MANAGEMENT. Od dwóch lat patronem imprezy jest Stowarzyszenie "Konferencje i Kongresy w Polsce", współorganizatorem jest redakcja magazynu "Świat Kongresów i Targów".
Przez dwa dni targów sale wystawiennicze i konferencyjne Pałacu Kultury i Nauki oraz imprezy towarzyszące odwiedziło blisko 2000 osób, reprezentujących środowisko planistów konferencyjnych krajowych i zagranicznych, świat nauki i biznesu w tym wielu potencjalnych Ambasadorów Kongresów, stowarzyszenia specjalistyczne w tym medyczne, firmy szkoleniowe i dziennikarzy. Wystawiało się ponad 120 obiektów i firm świadczących usługi konferencyjne.
W ocenie wystawców i odwiedzających targi BTF to sprawdzona, wiodąca impreza o podstawowym znaczeniu dla branży konferencyjno-kongresowej w całej Polsce. Wzrasta wymiar międzynarodowy targów BTF. Spodziewać się należy systematycznego wzrostu liczby odwiedzających, zwłaszcza kwalifikowanych nabywców usług - Gości Specjalnych, VIP, Meeting Planners.
Działania organizacyjne
Zaproszenie do udziału w charakterze wystawców skierowano do kilku tysięcy odbiorców w całej Polsce: obiektów konferencyjnych, Convention Bureaus miast i regionów, profesjonalnych organizatorów konferencji, biur podróży, firm cateringowych, firm oferujących produkty i usługi biurowo-konferencyjne, organizatorów imprez motywacyjnych, a także firm szkoleniowych.
Wiele instytucji i firm przyjęło role sponsorów lub partnerów targów: Polska Organizacja Turystyczna - Convention Bureau of Poland, Stołeczne Miasto Warszawa, Business Centre Club, Polska Agencja Rozwoju Turystyki, Wyższa Szkoła Ekonomiczna, Warsaw Convention Bureau, Warsaw Destination Alliance, ergo Kommunikation, BSC, Gastrona.pl, Galop, Synerway, Przedsiębiorstwo Usług Hotelarsko-Turystycznych, Polskie Zrzeszenie Hoteli, Pałac Kultury i Nauki, Instytut Turystyki, Polska Akademia Nauk, The Warsaw Voice, Impel, Jobpilot.pl, www.stoisko.pl oraz Obiekt A w celi m.in. poszerzenia odbiorców wysyłki zaproszeń na targi do planistów i zleceniodawców konferencji oraz pozyskania wykładowców prowadzących sesje.
Specjalne, odrębne zaproszenia skierowano do Gości Specjalnych - zleceniodawców konferencji, kadr zarządzających w firmach, przedsiębiorstwach, bankach, instytucjach, reprezentantów medycyny i farmacji, menedżerów szkoleń, przedstawicieli samorządów i administracji państwowej, dyrektorów personalnych i pracowników działów kadr i rekrutacji, środowiska akademickiego, kadry naukowej oraz prasy.
Realizacja programu targów BTF
Wielką atrakcją targów były wystąpienia gości zagranicznych ekspertów turystyki biznesowej. Wśród nich byli: Tuula Linberg, dyrektor Finland Convention Bureau, Ivo Bauman, redaktor naczelny Incentive Congress Journal (Niemcy) oraz Harald Hubner, dyrektor Mediate Consulting (Irlandia). Dzięki współpracy z Polską Organizacją Turystyczną pozyskano trzy zagraniczne grupy studyjne z zagranicy.
Duże znaczenie miał program wykładów i seminariów, które towarzyszyły targom. Mówcami z Polski na targach byli m.in. Adam Antonijczuk - dyrektor Pałacu Wiejce, dr Grzegorz Russak - wiceprezes Polskiego Zrzeszenia Hoteli, prof. dr hab. med. Tadeusz Szreter - kierownik Kliniki Anestezjologii i Intensywnej Terapii Centrum Zdrowia Dziecka.
Podczas targów swoje prezentacje przy estradzie miały firmy: Nerve Koncept, Maes-trio, Happy Events, Impel, Jerzy Tuszyński HDT Consultig, Grzegorz Rogala, Concordia, Pepeland, Pałac Ossolińskich, Bosch.
Uświetnieniem targów a jednocześnie ważnym elementem marketingowym była Gala Ambasadorów Kongresów Polskich. Ta ważna prestiżowa impreza została zorganizowana wespół z Convention Bureau of Poland Polskiej Organizacji Turystycznej i Warsaw Destination Alliance wieczorem 18 listopada w nowo otwartym hotelu Intercontinental w Warszawie. Spotkanie to skupiło około 300 gości specjalnych, VIP-ów, reprezentantów środowisk opiniotwórczych, naukowych i decyzyjnych, zleceniodawców konferencji i kongresów, władz polskich miast kongresowych oraz wystawców BTF. Biuro Prezydialne Stowarzyszenia "Konferencje i Kongresy w Polsce" oraz Convention Bureau of Poland otrzymało kilkadziesiąt nowych zgłoszeń uczestnictwa w programie Ambasadorów Kongresów Polskich.
Podczas Gali Ambasadorów Kongresów Polskich odbyła się licytacja obrazów na rzecz Europejskiego Centrum Przyjaźni Dziecięcej w Świdnicy. Kilka tysięcy złotych wspomogło konto Stowarzyszenia Przyjaciół Dzieci Chorych "Serce" w Świdnicy.
Nagrody na targach ufundowane zostały przez wystawców: Centrum Kongresowe - Hotel Warszawianka, Obiekt A - Ośrodek Aktywnego Wypoczynku, Polską Żeglugę Bałtycką - Polferries, Travelbank Bankowe Biuro Podróży oraz Pepeland.
Na zakończenie targów wręczono nagrody. Puchary za "Złote Stoisko" za rozmach i inwencję dekoratorską otrzymali: Warszawskie Centrum EXPO XXI, OST Gromada oraz Unity Line. Ponadto wyróżnienia za klimat stworzony na swoich stoiskach otrzymały: Centrum Kongresowe - Hotel Warszawianka, Business Centre Club i Hotele Qubus. Także wiele innych stoisk spotkało się z wysoką oceną odwiedzających (patrz nasz fotoreportaż).
Działania promocyjne, współpraca z mediami
Przez cały rok 2003 r. zrealizowano promocję targów BTF podczas narad, spotkań, szkoleń i konferencji środowiska m.in. medycznego, biznesowego, naukowego oraz w prasie i Internecie.
W porozumieniu z Warsaw Destination Alliance uczestnikom i wystawcom targów zaoferowano ceny specjalne noclegów w 9 największych hotelach w Warszawie zrzeszonych w WDA (Holiday Inn, Hyatt Regency Warsaw, Intercontinental Warsaw, Le Royal Meridien Bristol, Radisson SAS Centrum Hotel, Sheraton Centrum Hotel, Sofitel Victoria Warsaw, The Westin Warsaw, Warsaw Marriott Hotel).
Od października rozpoczęto szeroko zakrojoną promocję targów w prasie ogólnopolskiej oraz branżowej. Powołano rzecznika prasowego BTF odpowiedzialnego za koordynację działań PR (p. Marka Pawłowskiego).
Informacje o BTF zostały zamieszczone na następujących portalach i stronach www (
www.pot.gov.pl,
www.elect.com.pl,
www.kongresy.waw.pl,
www.gastrona.pl,
www.stoisko.pl,
www.jobpilot.pl).
W dniu 12 listopada odbyła się konferencja prasowa BTF w Warszawskim Centrum Expo XXI.
Informacja o targach BTF została rozesłana do kilkuset dziennikarzy z mediów centralnych i regionalnych. Na targach akredytowało się ponad 50 dziennikarzy.
Informacje i reklamy o BTF ukazały się przed imprezą w: Rzeczpospolitej, Gazecie Lekarskiej, Pulsie Biznesu, Trybunie, Świecie Kongresów i Targów, The Warsaw Voice, Metropolu. Na stronie głównej Krajowej Agencji Prasowej (
www.kap.com.pl) został zamieszczony banner zapraszający na targi BTF a KAP zamieściła na swojej stronie fotoreportaż z Gali Ambasadorów Kongresów. Podsumowanie BTF zamieszczą: Świat Kongresów i Targów, Kongresy i Konferencje, Conference & Business, TTG.
Podczas imprezy sprawozdania z BTF ukazały się na antenie Polskiego Radia (np. w Radio Biznes Wiktora Legowicza).
Targi BTF promowane były za pośrednictwem newslettera internetowego Ambasador Kongresów w jego kilkunastu edycjach poprzedzających targi i w numerze podsumowującym imprezę. Tą drogą informacja dotarła wielokrotnie do 3500 stałych odbiorców.
Targom BTF poświęcone zostały dwa drukowane, okolicznościowe wydania biuletynu "Ambasadora kongresów Polskich": wrześniowe (rozdawane na targach TT Warsaw) i listopadowe, które rozeszły się w nakładzie 2500 egzemplarzy.
W dniu 14 listopada organizator targów BTF prezes Meetings Management S. Wróblewski był gościem dyskusji internetowej (czat) na żywo z gośćmi odwiedzającymi portal pracy i kariery www.jobpilot.pl. Informacja o czacie została szeroko kolportowana. Z przebiegiem spotkania można było zapoznać się na stronie
www.jobpilot.pl/content/chat/archiwum.
Podczas dwóch dni imprezy w Pałacu Kultury i Nauki funkcjonowało biuro prasowe BTF, na bieżąco obsługujące przybyłych dziennikarzy. Prowadzony był także targowy radiowęzeł, który przyjmował i ogłaszał komunikaty dla wystawców i gości odwiedzających.
Na ogólnopolskiej antenie TVP 3 w dniu 23 i 24 listopada 2003 r. (łącznie trzy razy) ukazała się rozbudowana relacja z targów w tym wywiady z wystawcami oraz komentarzem podkreślającym wzrastający wkład turystyki biznesowej dla gospodarki narodowej.
W dniu 27 listopada ukazał się specjalny dodatek do Gazety Prawnej poświęcony turystyce biznesowej w Polsce, obszernie informujący o targach BTF i działalności Stowarzyszenia "Konferencje i Kongresy w Polsce".
Terminy i tematyka kolejnych edycji
VII Targi Obiektów i Usług Konferencyjno-Szkoleniowych Forum Turystyki Biznesowej (BTF - Business Tourism Forum) odbędą się w dniach 23-24 listopada 2004. Hasłem tej edycji będzie "Wrocław - miasto kongresów". Kolejna edycja targów BTF zapowiedziana jest na 22-23 listopada 2005 r.
Wszyscy zainteresowani współpracą proszeni są o kontakt z biurem organizacyjnym: MEETINGS MANAGEMENT, ul. Omulewska 24 lok. 6, 04-128 Warszawa, tel. (22) 810-86-898, fax 810-89-08,
e-mail:
meetings@meetingspoland.pl,
www.meetingspoland.pl.
