Business Tourism Forum BTF

WARUNKI UDZIAŁU W TARGACH (Załącznik do zgłoszenia)

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Przepisy niniejszego regulaminu dotyczą V Targów Obiektów i Usług Konferencyjno-Szkoleniowych "Forum Turystyki Biznesowej BTF 2002” i zgodnie z art. 385 Kodeksu Cywilnego stanowią wiążącą umowę.

II. WARUNKI UDZIAŁU I PŁATNOŚCI

1. Wystawca nabywa prawo udziału w Targach po uregulowaniu należności wyszczególnionych w "Karcie Zgłoszenia Uczestnictwa". Wpłata nastąpić musi przelewem w terminie 7 dni od daty wystawienia przez Biuro Organizacyjne "wezwania do zapłaty" za całościową usługę. Faktura VAT zostanie wystawiona w ciągu 7 dni od wpływu należnej kwoty na konto bankowe Biura Organizacyjnego.
2. W przypadku odstąpienia Wystawcy od uczestnictwa w Targach wniesiona opłata nie podlega zwrotowi.
3. Jeżeli Organizator z jakichkolwiek powodów nie spełnia wynikającego z umowy zobowiązania do przyznania powierzchni wystawienniczej, Wystawcy przysługuje zwrot wniesionej opłaty.
4. Organizatorzy dołożą wszelkich starań aby przydzielona powierzchnia wystawowa spełniała w możliwie największym stopniu oczekiwania i życzenia wystawcy.

III. PRZEPISY PORZĄDKOWE I ORGANIZACYJNE

1. Organizator ustala następujące godziny otwarcia Targów: dla publiczności od godziny 10.00 do 18.00 (I dzień) i od godziny 9.00 do 17.00 (II dzień). Upoważnia się Wystawców do wejścia na teren Targów celem przygotowania stoiska w przeddzień rozpoczęcia Targów od godz. 18.00 i zobowiązuje do likwidacji stoiska w dniu zakończenia Targów do godz. 20.00.
2. Wystawca ma prawo do reklamy swoich towarów lub usług wyłącznie na własnym stoisku. Prezentacje nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego poruszania się uczestników i publiczności ani zakłócać spokoju. Reklama poza stoiskiem Wystawcy jest płatna i wymaga uzgodnień z Organizatorem.
3. Wystawca jest zobowiązany do dokonania wpisu adresowego firmy wraz z logo (czarno - białe) i krótkiej oferty (do 150 słów) w Katalogu Targowym, którego 5 egzemplarzy otrzymuje bezpłatnie. Wystawca otrzymuje moæliwoœę wpisu-reklamy (kolor, ¼ formatu A4) w miesięczniku “Swiat Kongresów i Targów” (listopad 2002).
4. Do wejścia na teren Targów upoważnia Wystawcę przypięty w widocznym miejscu identyfikator wydany przez Organizatora. Wystawca otrzymuje bezpłatnie 3 identyfikatory. Dodatkowe można otrzymać u Organizatora.
5. Opuszczenie sali wystawowej z ekspozycją przed zakończeniem Targów upoważnia Organizatora do nałożenia na Wystawcę kary umownej w wysokości 2000,00 zł.
6. Elementy ekspozycji i inne urządzenia pozostawione po zakończeniu Targów bez akceptacji Organizatora uważa się za mienie porzucone, które przechodzi bez odszkodowania na rzecz Organizatora.

IV. STOISKA WYSTAWIENNICZE

1. Organizator przydziela Wystawcy powierzchnię oraz określa lokalizację stoiska.
2. Opłata za powierzchnię ze standardową zabudową obejmuje: najem powierzchni wystawienniczej, montaż i demontaż stoiska, ściany zewnętrzne, wyposażenie wyszczególnione w "Karcie Zgłoszenia" oraz sprzątanie stoiska i ciągów komunikacyjnych.
3. Wystawca jest zobowiązany uzgodnić z Organizatorem projekt stoiska w terminie 10 dni przed rozpoczęciem Targów (pisemnie zatwierdzić projekt). W przypadku braku takiego uzgodnienia Organizator zabuduje stoisko w wersji standardowej według własnej propozycji.
4. Zabudowa własna musi być zaakceptowana przez Organizatora.
5. Zabrania się umieszczania na ścianach w gmachu i na zabudowie stoiska, meblach, itp. eksponatów i materiałów reklamowych za pomocą technik, które powodują trwałe uszkodzenia (np. przewiercanie, wbijanie gwoździ). W przypadku stwierdzenia takich uszkodzeń Organizator obciąży Wystawcę według własnej wyceny.
6. Dodatkowe wyposażenie stoiska nie objęte wykazem w Karcie Zgłoszenia wymaga indywidualnego zamówienia i wyceny.
7. Prezentacja eksponatów o dużych wymiarach i ciężarze wymaga odrębnych konsultacji z Organizatorem.

V. OCHRONA I BEZPIECZEŃSTWO TARGÓW

1. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane działaniem siły wyższej.
2. Wystawca zobowiązany jest do natychmiastowego zgłoszenia Organizatorowi powstałej szkody.
3. Organizator zapewnia ochronę terenów wystawowych i stoisk podczas Targów. Nie wynika jednak z tego jakakolwiek odpowiedzialność Organizatora za ewentualne straty Wystawców.
4. Organizator zaleca ubezpieczenie towarów i innego mienia przechowywanego i prezentowanego na stoisku w okresie trwania Targów i transportu.
5. Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów BHP i przeciwpożarowych w czasie przygotowania ekspozycji, trwania Targów i po ich zakończeniu.

VI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Gdyby impreza nie odbyła się z przyczyn zależnych od Organizatora, jego odpowiedzialność ogranicza się do zwrotu kosztów wpłaconych przez Wystawców.
2. Gdyby impreza nie odbyła się lub została przerwana z przyczyn niezależnych od Organizatora, nie jest on zobowiązany do zwrotu kwot wpłaconych przez Wystawcę ani do wypłacenia odszkodowania.
3. Wszelkie reklamacje Wystawców winny być zgłaszane pod adresem Organizatora w terminie 7 dni od zakończenia Targów.
4. Sprawy sporne będą rozstrzygane przez Sąd Rejonowy w Warszawie.

..........................................

podpis osoby upoważnionej

ORGANIZATOR:
Stowarzyszenie "Konferencje i Kongresy w Polsce"
04-128 Warszawa , ul. Omulewska 24, lok. 5

BIURO ORGANIZACYJNE:
"MEETINGS MANAGEMENT-Sławomir Wróblewski"
04-128 Warszawa, ul. Omulewska 24, lok. 6