Konferencje i kongresy - wciąż nie wykorzystana szansa Polski

W ostatnich miesiącach temat kongresów i podróży biznesowych kilkakrotnie pojawił się na łamach prasy ogólnopolskiej. W publikacjach zgodnie wskazuje się, że podróże motywacyjne, konferencje a zwłaszcza kongresy to na świecie najbardziej dochodowa część ogółu działalności turystycznej. Ponieważ jednak pojęcia z zakresu turystyki biznesowej niejednokrotnie są mylone lub mieszane, warto uporządkować ich rozumienie. Turystyka biznesowa obejmuje zgodnie z terminologią międzynarodową pięć głównych form: konferencje (mniej liczebne a zatem relatywnie mniej skomplikowane), kongresy (wielkie zgromadzenia), targi i wystawy, podróże motywacyjne (z angielska Incentive Travel) oraz podróże służbowe. Coraz częściej - także i w Polsce - o turystyce biznesowej mówi się "przemysł spotkań" (Meetings Industry), w użyciu jest też akronim MICE - "skrótowiec" od Meetings-Incentives-Conventions-Exhibitions (spotkania - imprezy motywacyjne - kongresy - wystawy). W krajach o wysoko rozwiniętej infrastrukturze turystycznej ów przemysł spotkań ma odrębne organizacje zawodowe, pisma profesjonalne, także system szkoleń zawodowych. Także i w Polsce turystyka biznesowa stopniowo będzie coraz bardziej wyrazistym i wydzielonym segmentem.

Ranga turystyki biznesowej
Ekonomiczne znaczenie turystyki wciąż nie znajduje pełnego zrozumienia wśród decydentów. Branża turystyczna - hotelarze, tour operatorzy - dawno temu zrozumiała, co jej przynosi dochód a w związku z tym, co należy promować, do kogo adresować swoje oferty. I tak, każdy liczący się hotel rozbudowuje dziś swe sale konferencyjne, biura podróży rozwijają działy obsługi biznesu, gdyż właśnie w turystyce biznesowej tkwi największy potencjał przychodów dla firm turystycznych.

Najnowsze dane Instytutu Turystyki podają, że 30% wszystkich przyjazdów zagranicznych do Polski w 1999 motywowane było właśnie celami służbowymi.

Tymczasem w działalności oficjalnych struktur odpowiadających za promocję Polski pomija się turystykę biznesową. Zaniechano niestety wdrażania rekomendacji udzielonych przez ekspertów Unii Europejskiej, którzy w latach 1995-99 w ramach programu pomocowego Phare Touring przygotowali "Strategię Rozwoju Krajowego Produktu Turystycznego". Turystyka biznesowa była tam wskazana jako jedna z pięciu specjalności turystyki polskiej (obok turystyki miejsko-kulturowej, wiejskiej, przygranicznej i tranzytowej oraz aktywnej i specjalistycznej) stanowiących szansę naszego kraju na sukces ekonomiczny.

Branża musi sobie radzić sama.
Tymczasem sektor polskiej turystyki biznesowej stara się realizować własnymi siłami to, co możliwe.

Od 1998 roku działa Stowarzyszenie "Konferencje i Kongresy w Polsce" skupiające blisko 100 firm i osób specjalizujących się w turystyki biznesowej - organizacji konferencji, kongresów oraz incentive travel. Od lat stukają oni do drzwi urzędów odpowiedzialnych za rozwój turystyki z propozycjami rozwijania naszej rodzimej turystyki biznesowej i budowania wizerunku Polski jako kraju spotkań. Są po temu wszelkie szanse - centralne położenie naszego kraju, dogodność komunikacyjna, umiarkowany klimat, tradycje gościnności i wciąż utrzymujące się międzynarodowe zainteresowanie Polską. A jak głosi maksyma Instytutu Marki Polskiej "to, co silne trzeba wesprzeć!". Jeśli w turystyce biznesowej drzemie potencjał to trzeba pomóc go wyzwolić! Bez współpracy administracji państwowej i samorządów sama branża turystyczna nie zdoła udźwignąć wysiłku przygotowania Polski do funkcji kraju kongresowego. Według najnowszych danych (1999) ICCA International Convention and Congress Association z siedzibą w Amsterdamie Warszawa znajduje się 40 miejscu w świecie pod względem liczby odbywających się tu konferencji i kongresów o znaczeniu międzynarodowym. A typowy kongres wart jest średnio 340.000 dolarów. Nasi sąsiedzi Węgrzy konsekwentnie od lat budują swoją pozycję jako miejsca spotkań, stąd też Budapeszt znalazł się w tym roku już na 2 miejscu w świecie pośród miast-gospodarzy kongresów. Wśród miast znajdujących się w czołówce tej listy są takie miasta jak Kopenhaga, Helsinki czy Sztokholm, których atrakcyjność jest zupełnie porównywalna z Warszawą, która jednak znajduje się na miejscu czterdziestym (!). Tamte miasta swój sukces zawdzięczają mądrym decyzjom i konsekwentnej pracy w zakresie rozwijania ofert dla recepcji turystyki biznesowej.

Jednakże ostatnie miesiące pokazują, że rodzi się szansa, aby turystyka biznesowa zajęła stosowne miejsce w programach rządowych. W konsekwencji przejęcia turystyki przez Ministerstwo Gospodarki w styczniu 2001 powołana została Rada Turystyki, skupiająca przedstawicieli kilkunastu ogólnopolskich organizacji profesjonalistów turystyki, także środowisk naukowych i kół gospodarczych. W gronie Rady znalazł się także prezes Stowarzyszenia "Konferencje i Kongresy w Polsce". Głos środowiska "polskiego MICE" ma szanse przebić się ze swymi postulatami. Rozwój turystyki biznesowej zaczynają aktywniej postulować nowe władze Polskiej Izby Turystyki. Branża turystyczna zauważyła już niekłamane zaangażowanie swych nowych, ale wciąż nielicznych, sojuszników w strukturach rządowych.

Convention Bureau - sprawdzone narzędzie marketingu
Polska jest ostatnim krajem w Europie, który nie ma Convention Bureau - specjalistycznej komórki zajmującej się pozyskiwaniem kongresów międzynarodowych. Komórki takiej nie zastąpią struktury promocyjne tradycyjnej turystyki rekreacyjnej i poznawczej, gdyż zupełnie inny jest marketing dla business tourism (turystyki biznesowej) i leisure travel (turystyki rekreacyjnej).

Powołanie pierwszego w Polsce Convention Bureau jest celem międzynarodowej konferencji szkoleniowej "Promocja Turystyki Biznesowej. Rola Convention Bureau w skutecznym pozyskiwaniu konferencji i kongresów" (Wrocław, 20-21 marca 2001 roku). Konferencja odbywa się pod patronatem Prezydenta Miasta Wrocławia Bogdana Zdrojewskiego, który konsekwentnie lansuje plan pozyskania Wystawy Światowej EXPO do Wrocławia w roku 2010. Gościem specjalnym tej konferencji jest Paul Flackett, dyrektor programów globalnych IACVB - Międzynarodowego Stowarzyszenia Biur Promocji Kongresów. Innym ważnym celem tej konferencji jest prezentacja targów EIBTM - European Incentive & Business Travel & Meetings Exhibition w Genewie, które odbędą się w dn. 28-30.05.br. W planie przygotowanie study tour na targi genewskie w celach poznawczych dla przygotowania profesjonalnej prezentacji polskich ofert turystyki biznesowej w roku 2002 r. Spotkania takie służą nie tylko poszukiwaniu klientów, ale także inwestorów, firm specjalizujących się w projektowaniu i budownictwie na rzecz kongresów i targów.

Encyklopedia usług konferencyjnych
Jesienią ub. roku ukazało się trzecie poszerzone wydanie Katalogu Obiektów i Usług Konferencyjnych "Konferencje w Polsce". W swej najnowszej wersji katalog obejmuje ponad 150 obiektów przygotowanych do funkcji konferencyjnych i kongresowych. Oprócz hoteli reprezentowane są ośrodki szkoleniowe, sale w uczelniach, pałacach czy muzeach. Użytkownicy katalogu zgodnie uznają go za encyklopedię konferencji niezbędną w księgozbiorze każdego organizatora imprez. Właśnie rusza akcja zbierania zgłoszeń do kolejnego wydania katalogu 2001/2002, tym razem rozszerzonego o oferty typu Incentive.

Plany i działania
Stowarzyszenie "Konferencje i Kongresy w Polsce" rozpoczęło cykl spotkań marketingowych w celu zwiększenie liczby konferencji i kongresów naukowych i specjalistycznych w Polsce. Pierwsze spotkanie objęło środowisko lekarskie i Polskiej Akademii Nauk, rozpoczęto spotkania z reprezentantami izb gospodarczych.

Na szczególną uwagę zasługuje program "Ambasadorowie Kongresów Polskich", polegający na zachęcaniu polskich naukowców i specjalistów różnych dziedzin do aktywnego zapraszania do naszego kraju konferencji i kongresów z innych krajów. W ostatnim roku grono tak wybranych ambasadorów kongresów otrzymało bilety lotnicze i pakiety materiałów promocyjnych ufundowanych przez Polskie Linie Lotnicze LOT i Stowarzyszenie "Konferencje i Kongresy w Polsce". Wyróżnieni ambasadorzy to: prof. dr med. Jerzy Woy-Wojciechowski - prezes Polskiego Towarzystwa Lekarskiego, prof. dr Dagna Bobilewicz - krajowy konsultant diagnostyki medycznej, prof. dr Tadeusz Panecki - wicedyrektor Wojskowego Instytutu Historycznego. Programem Ambasadorów Kongresów zainteresowała się Telewizja Polska, która przygotowuje specjalny film promocyjny.

Od czterech lat organizowana jest Europejska Akademia Organizatorów Konferencji - kurs dla osób specjalizujących się w obsłudze konferencji i kongresów. W poprzednich edycjach uczestniczyło już 225 osób.

Stowarzyszenie ogłosiło konkurs na najlepsze prace studenckie i naukowe z dziedziny turystyki biznesowej. Prace są gromadzone i udostępniane zainteresowanym. W ten sposób pomimo braku środków państwowych na badania sukcesywnie uzupełniany jest zbiór opracowań w tej dziedzinie.

Największym dorocznym spotkaniem branżowym będzie V BTF Forum Turystyki Biznesowej (Business Tourism Forum) w dniach 22-23 listopada 2001 roku w Warszawie. Forum Turystyki Biznesowej tradycyjnie obejmuje targi, konferencje, szkolenia, liczne imprezy towarzyszące. Uczestnicy zostaną zapoznani z nowymi możliwościami marketingu turystyki, w tym poprzez Dom Medialny Turystyki Biznesowej - obejmujący nowy serwis internetowy, wspólne kampanii reklamowe w krajowych i zagranicznych pismach świata biznesu, a także przyjmowanie study tours i press tours, ofertę udziału w wybranych targach (Genewa, Chicago, kongresy ICCA) i in. Pierwsza wspólna akcja reklamowa polskich obiektów konferencyjnych została już zrealizowana na łamach niemieckiego magazynu Incentive & Congress Journal.

Stowarzyszenie "Konferencje i kongresy w Polsce" zachęca do kontaktu wszystkich zainteresowanych rozwijaniem turystyki biznesowej - biuro prezydialne mieści się w Warszawie, przy ul.Omulewskiej 24 lok.6;
04-128 Warszawa,
tel: (22) 810 89 08
      (22) 810 86 89
tel./fax (22) 810-97-72 wew. 268,
e-mail:
meetings@meetingspoland.pl
kongresy@2a.pl

Sławomir J. Wróblewski
prezes Stowarzyszenia "Konferencje i Kongresy w Polsce", członek Rady Turystyki przy Ministrze Gospodarki (od stycznia 2001), w latach 1997-99 ekspert Unii Europejskiej w programie Phare TOURIN (Menedżer Marki Turystyki Biznesowej); Autor i wydawca Katalogów Obiektów i Usług Konferencyjnych "Konferencje w Polsce", organizator Forum Turystyki Biznesowej (coroczne od 1997), Europejskiej Akademii Organizatorów Konferencji. Twórca polskiego programu "Ambasadorowie Kongresów Polskich". Wcześniej dyrektor Polskiego Ośrodka Informacji Turystycznej w Chicago, wicekonsul d/s kultury w Chicago. Wykładowca WSHP, WSE, SGH. W l.1999/2000 dyrektor d/s marketingu sieci HOTEL 500. Prowadzi firmę doradczą i biuro konferencji "Meetings Management".