Seminarium Tony Careya z dnia 22 listopada 2001, które odbyło się w ramach V Forum Turystyki Biznesowej (Business Tourism Forum) Targach Obiektów i Usług Konferencyjnych oraz Międzynarodowych Targów Szkoleń, Doradztwa i Edukacji Biznesowej (ETC Expo Training & Consulting).
MPI czyli Meetings Professional International jest organizacją najbliższą memu sercu. Na 22 000 członków, 17000 - 18000 pochodzi z Ameryki Północnej. Główna siedziba znajduje się w Dallas. Wiem od nich, iż konferencje w USA generowały sto miliardów dolarów rocznie. Bez incentivów! Same konferencje. Dane globalne mówią o potrójnej wartości tych zysków. MPI w Europie ma 1000 członków, z czego połowa to planiści. Członkowie MPI organizują około pół miliona spotkań rocznie. I wydają 540 milionów dolarów. Dane statystyczne dotyczące rynku Wielkiej Brytanii, rynku organizacji konferencji mówią, iż ludzie przyjeżdżający do Wielkiej Brytanii służbowo stanowią 1/3 wszystkich przyjeżdżających. W zeszłym roku wydali 4 miliardy funtów brytyjskich. Wydają w tej chwili około 1 miliarda dolarów rocznie. Uczestnicy konferencji wydają około 200 funtów więcej niż każdy inny turysta. Mimo iż ich wizyta trwa o połowię krócej niż wizyta przeciętnego turysty. Mówimy tu o średnich. Mówiono mi, że przepływ kaskadowy pieniędzy uczestników konferencji zatacza szersze kręgi w społeczeństwie niż pieniądze wydawane przez turystów.
Ktoś w Wielkiej Brytanii obliczył szacunkowo, iż jest 10 000 podmiotów kupujących usługi konferencyjne różnego rodzaju. Z tego mniej niż 1000 zajmuje się wyłącznie organizacją konferencji. Prawdopodobnie większość z Państwa jest profesjonalnym organizatorem konferencji. W tej grupie są ludzie niezatrudnieni na etacie a pracujący na własny rachunek, prowadzący własną działalność gospodarczą, związaną z planowaniem konferencji. Takie podmioty nazywamy pośrednikami. Według danych statystycznych w ubiegłym roku liczba takich pośredników wzrosła o 11%. Myślę, że ciekawą rzeczą dla marketingowca jest, iż 1/3 podmiotów są to właśnie niezależni pośrednicy. Wiem z własnego doświadczenia, że tradycyjnie, gdy hotel, miasto lub firma, chciał zorganizować konferencję zgłaszał się bezpośrednio do stowarzyszeń. Tylko tak się to odbywało. W tej chwili trzeba zwrócić uwagę marketingu w równym stopniu na stowarzyszenia jak i na niezależne podmioty. Wiem, co mówię, 20 lat mojej kariery zawodowej spędziłem w firmie organizującej konferencje na zasadach wyłączności firmy bądź miejsca. Tendencja jest wzrostowa.
80% wszystkich konferencji organizowanych w Wielkiej Brytanii są to konferencje dla mniej niż 100 osób, z czego ponad 50% przyjeżdża na dwa lub mniej dni. Spoza Wielkiej Brytanii goście zwykle spędzają więcej niż 4 noce. Ostatnie dane statystyczne, które chciałbym przedstawić, opierają się na badaniach przeprowadzonych na przełomie lipca i sierpnia w Wielkiej Brytanii wśród miast organizujących konferencje. Odnotowano 85% wzrost zainteresowania konferencjami w tych miastach. Albo władze są niepoprawnymi optymistami albo chcieli wyciągnąć więcej pieniędzy od swoich politycznych mistrzów - albo podają fałszywe dane. Stwierdzono również wzrost budżetu na te cele o 36%. Władze polityczne mające wpływ na działalność konferencyjną tych miast, hrabstw, doceniają wagę zwiększania sektora konferencyjnego. 32% z tych ośrodków zwiększyło zatrudnienie, mimo okresu stagnacji. Wszystkie te dane pokazują, iż przynajmniej do 11 września, istniała tendencja wzrostowa w sektorze organizacji konferencji i imprez w Wielkiej Brytanii, Europie czy Stanach Zjednoczonych. Przyczyny były różne, tworzono nowe firmy, gospodarka była w fazie rozwoju, dochodziło do fuzji a zatem ludzie odczuwali ogromna potrzebę spotkań a więc organizowania konferencji. Co może Państwa zdziwić, internet przyczynił się do potrzeby organizowania wielu spotkań.
W Polsce, z perspektywy Warszawy, do wzrostu przyczyniło się szalone tempo wzrostu konkurencji. Coraz więcej miast zgłaszało chęć organizacji konferencji, kongresów zgłaszając swoją bazę. Ogromnie wzrosła liczba firm i ludzi kompetentnych, profesjonalistów zajmujących się organizacja konferencji od wielu lat, którzy chcieliby konferencje organizować lepiej, na większą skalę, częściej oraz taniej.
Doświadczenie mówi mi, iż było 4-5 fundamentalnych zmian, które wpływały na tę sytuację: szybkość rozwoju biznesu, rozwój technologii, zmiany w zapotrzebowaniu. Globalizacja miała ogromny wpływ na działalność tej branży. Zmienił się kąt patrzenia z krajowego na międzynarodowy. Niosło to za sobą zmiany kulturowe. Zmiany te uświadomiły właścicielom hoteli oraz innym organizatorom konferencji, że będziemy zmuszeni do coraz częstszego komunikowania się z różnymi ludźmi z różnych kultur używając jednego języka, obawiam się, że będzie to język angielski.
Kolejny ogromny wpływ mają kolosalne zmiany w technologii, odciskające piętno na wszystkich dziedzinach naszego życia codziennego. W największym stopniu dotyczy to przemysłu związanego z telefonami komórkowymi. Zwykle proszę słuchaczy o wyłączenie telefonów komórkowych, ale jeśli ktoś spodziewa się propozycji małżeństwa bądź informacji o przyjściu na świat dziecka, to wiadomo, że jest to ważniejsze niż to, co mówi Tony Carey. Ale mówiąc poważnie, podejrzewam, iż każdy z was przyniósł to małe urządzenie ze sobą, a to oznacza, że przynieśliście tu swoje biura. Właściwie połowę mózgu nosicie teraz w kieszeni. A druga połowa jest skupiona na tym, co mówię. Ma to ogromne znaczenie dla pracy prelegentów, organizatorów. Jest wiele innych aspektów związanych z postępem technologicznym, które rzutują na wasze interesy.
Kolejna ważna zmiana dotyczy czynników demograficznych. Ludzkie życie ulega wydłużeniu. Wzrośnie liczba osób starszych, którzy będą przyjeżdżać na konferencje. Ludzi, którzy będą pracować - nie jak dziś do sześćdziesiątki, ale do siedemdziesiątki i nawet osiemdziesiątki. Ja nie mam takiego zamiaru, ale Państwo, jeśli tylko zechcecie macie taką możliwość. Będzie to miało wpływ na sposób organizacji konferencji. Coraz więcej kobiet funkcjonuje w świecie pracy. Czy stwarza to jakąś różnicę dla organizatora? W wyborze miejsca czy randze spotkania? Oczywiście, że tak. Ponieważ część z tych kobiet to samotne matki wychowujące dzieci. Jak mogą jechać na konferencję, gdy muszą opiekować się malutkimi dziećmi? Jeżeli kobiety mają być niedyskryminowane, to hotele lub ośrodki konferencyjne muszą zbudować dodatkową bazę w postaci: żłobków, przedszkoli czy ośrodków pobytu dla młodzieży. Wciąż na całym świecie buduje się centra konferencyjne lub hotele gdzie liczba toalet dla mężczyzn i kobiet jest taka sama. Co jest oczywista głupotą. Architekci nie zaczęli jeszcze myśleć. Są jeszcze inne zmiany demograficzne. Ludzie, z pokolenia na pokolenie, stają się coraz więksi. Czy byliście ostatnio w Holandii? Holendrzy są niesamowicie wysocy. Chodzą takie drapacze po ulicach, kobiety patrzą na mnie z góry - coś okropnego. Kolejna zmiana, która nas dotknie to zmiana nastawienia oraz zmiana postaw ludzi na przykład dotyczących środowiska naturalnego. Są takie instytucje i organizacje w Wielkiej Brytanii, której członkowie nie pojadą na konferencję do hotelu bądź ośrodka, który nie realizuje "Zielonej Polityki", nie przestrzega zasad bezpieczeństwa ekologicznego. Postawy wobec niepełnosprawnych.
Coraz większe znaczenie ma ocena danego wydarzenia. Oczywiście dobrze jest, jeśli organizatorzy mają świetne samopoczucie po imprezie, bo każdy ich chwali i gratuluje dobrej imprezy. To jest tradycyjny sposób oceny. Wam się podobało, nam też, więc wszyscy powinni być zadowoleni. Obecnie wszyscy zainteresowani powodzeniem takiej imprezy a więc organizator, patroni, sponsorzy, firmy żądają dowodów, iż impreza osiągnęła sukces, że było to ważne wydarzenie, mające swoją rangę. Jako sponsor mogę się domagać konkretnych danych, jakie ja osiągnąłem korzyści sponsorując daną imprezę. "Proszę mi udowodnić, że przyniosło mi to korzyść.". Wszystko to powoduje, że wszystko wciąż się zmienia. Czas pomiędzy informacją o chęci zorganizowania konferencji a datą jej odbycia wciąż się skraca. Mamy coraz krótsze terminy. Do 11 września ludzie jeździli coraz dalej i dalej. Obecnie imprezy stają się coraz krótsze. Oznacza to redukcje kosztów. Imprezy stowarzyszeniowe robią się coraz większe, natomiast konferencje firmowe robione są na coraz mniejszą skalę. Organizatorzy coraz częściej domagają się dużej ilości sal by przy okazji jednej konferencji przeprowadzać kilkadziesiąt spotkań w grupach. Słyszałem o przypadku, gdy organizator konferencji na 500 osób zamówił 50 odrębnych sal by prowadzić spotkania w mniej licznych grupach. Ile baz konferencyjnych może zapewnić coś takiego?
Obecnie obserwujemy wzrost zainteresowania tak zwanymi drugimi miastami. Już nie Londyny, ale Manchestery, Birminghamy. Nie Berliny, ale Hamburgi, czyli mniejsze miasta.
Teraz kilka słów o zmianach po wydarzeniach 11 września. Najbardziej ucierpiały linie lotnicze. American Airlines tracą 14 milionów dolarów dziennie. Kiedy sytuacja wróci do normy, a szacuje się to na 2004 rok, będzie mniej linii lotniczych na świecie. Ze względu na dwie rzeczy: na globalne spowolnienie gospodarki i tendencje spadkowe oraz wydarzenia z 11 września branża konferencyjna ucierpi dotkliwie. Cała branża ucierpi w większym stopniu ze względu na wydarzenia w Stanach Zjednoczonych niż w Europie. Wiele firm zwalniających pracowników tłumaczy to następstwami wydarzeń z 11 września a wiadomo, że i tak dokonywaliby tych zwolnień ze względu na spadek gospodarczy. Natychmiast po 11 września było wiele odwołań lotów, ale w miarę upływu tygodni te odwołania zamieniono na przełożenie terminu lotu na późniejszy. Moi przyjaciele z Wielkiej Brytanii i Stanów Zjednoczonych mówią, iż plany na 2002 rok wyglądają zupełnie dobrze. Dużo imprez, które odwołano w roku 2001 przełożono właśnie na rok 2002. Wstępne analizy wskazują, że wielcy przegrani będą w grupach obsługujących kierunki bliskiego wschodu. Stolice miast - szczególnie te wiele znaczące. Linie lotnicze, organizatorzy podróży motywacyjnych. Niestety ten rynek ma tendencje bardzo spadkową. Kim są ci potencjalni wygrani? O ile możemy się posługiwać tego typu określeniami w obliczu takiej tragedii. Myślimy, że takimi wygranymi będzie Wielka Brytania, Irlandia, Francja, Hiszpania, Włochy, również niektóre kierunki mniej znane. Może również Afryka Południowa? Oni tylko zabijają konkretne osoby na miejscu - oczywiście to był żart. Oczywiście kierunki lokalne, ośrodki, bazy konferencyjne. Miejsca gdzie można raczej dojechać samochodem niż dolecieć samolotem. No i oczywiście będziemy mogli zaobserwować znaczny wzrost zainteresowania Europą wschodnia a może nawet bardziej środkową. Z tego właśnie będzie mogła skorzystać Polska - szczególnie Warszawa. Ludzie patrzą na wschód, patrzą na miejsca gdzie jeszcze nie byli, ale zwracają uwagę przede wszystkim na bezpieczeństwo. To jest właśnie ten czas i ta możliwość na to by Polska stała się bardzo atrakcyjna.
Trzeba pamiętać, kim są te silne organizację gotowe organizować letnie wyjazdy czy konferencje. Oczywiście branża farmaceutyczna. Ten sektor wciąż się rozwija. Przemysł obronny, wszelkie branże związane z bezpieczeństwem oraz instytucje finansów międzynarodowych (ci zawsze mają tendencje wzrostową). Prawdopodobnie będzie coraz więcej spotkań międzynarodowych. Przedstawiciele rządu wciąż będą musieli jeździć za granicę. Wydaje się, że w obecnych czasach jest wiele możliwości dla ludzi przedsiębiorczych. Niezależnie, dla kogo lub gdzie pracujecie, powinniście się zastanawiać gdzie w tej chwili są możliwości rozwoju gdzie są możliwości dla nowego biznesu. Ci z Państwa, którzy są organizatorami konferencji bądź ich planistami, stawajcie się coraz bardziej twórczy, wymyślajcie. Nie czekajcie aż telefon zadzwoni, wyjdźcie na przeciw klientom, proponujcie im spotkania, sugerujcie, że można je zorganizować. Idźcie i szukajcie nowych firm i instytucji. Zawiązujcie sojusze, zaprzyjaźniajcie się z waszymi partnerami w innych krajach by stworzyć sieć kontraktów, współpracowników i wciąż je rozszerzajcie. Oczywiście nawiązujcie tych kontaktów ile się da, bo tak naprawdę najważniejsze jest, "kogo znasz" a nie "jak funkcjonujesz". Ważne by znać odpowiednie osoby. Jeżeli jesteście organizatorem pracującym dla jakiejś firmy, jeśli martwicie się, że w obliczu kryzysu wasza posada może być zagrożona, postarajcie sprawić, iż staniecie się niezastąpieni. Wtedy wasza pozycja będzie niezachwiana. Nawet, jeśli pracujecie dla firmy, która ma się nie najlepiej - wasza działalność może się okazać sektorem generującym zyski w tej słabej firmie.
Zatem wasza branża ma się trochę dziwnie. Na początku ogromny wzrost potem nagły spadek. Obecnie wydaje się, że sytuacja się stabilizuje i w istocie myślę, iż w 2002 roku będziemy mogli zaobserwować ponowny wzrost.
Co o tym wszystkim myśleć i jak sobie z tym wszystkim poradzić? Chciałbym powiedzieć dla otuchy, że w ciągu minionych 50 lat, mimo wojen i innych wydarzeń na świecie nie było ani jednego takiego roku, w którym turystyka nie miałaby tendencji zwyżkowej, gdzie nie odnotowano by wzrostu. Myślę, że mamy bardzo ciekawą i ekscytującą możliwość zmiany naszej pozycji. To, co teraz powiem, może się wydawać herezją niektórym z Państwa, ale przyszedł czas w którym branża organizatorów konferencji powinna wziąć rozwód z branża turystyczną. Ludzie podróżujący służbowo to nie są urlopowicze. To nie są turyści. Są to ludzie, którzy jeżdżą żeby pracować, żeby komunikować się z innymi, żeby robić marketing czy realizować inne cele. Wierzę głęboko, że powinniśmy ludzi podróżujących służbowo umieścić w innej kategorii i oddzielić ich od turystów. Oczywiście, jeśli jesteście menedżerami w hotelu, was interesuje ilość łóżek i pokoi i ich obłożenie. Ale myślę, że to wcale nie ma dobrego wpływu, że postrzega się nas jako branżę turystyczną. Rząd nie będzie nas traktował poważnie. Powinniśmy być postrzegani jako ludzie przekazujący pewne komunikaty, bo tym się przecież zajmujemy. Ułatwiamy komunikowanie się między ludźmi, firmami. Rząd nie będzie nas postrzegał jako komunikatorów, jeśli sami nie będziemy się tak postrzegać. W mojej książce nie ma nawet jednego słowa dotyczącego turystyki. Książka w całości poświęcona jest temu jak się komunikować. Także powinniśmy w istocie być postrzegani jako część branży telekomunikacyjnej. Jeśli zmienimy swoją pozycję na tych, którzy komunikują, logistyka zejdzie na dalszy plan.
Kolejną rzeczą, jaką musimy zrobić jako ci trzęsący branżą i wymuszający zmiany, musimy komunikować. Stawać się bardziej twórczy. Wyglądamy jak byśmy siedzieli w małym pudełku, firmie, które jest umieszczone w drugim nieco większym pudełku. Nie jest to najlepsze środowisko dla komunikowania się. Weźmy przykład z Greków i Rzymian. Budowali amfiteatry, przechadzali się po polach, rozmawiali. Nikt by nie uwierzył, że będzie się tłoczył w jakimś ciasnym kwadratowym pomieszczeniu. Jako ludzie zajmujący się komunikowanie musimy być bardziej twórczy, zwracać baczna uwagę, w jakim otoczeniu, jakim miejscu się komunikujemy. Musimy stworzyć optymalne warunki by ludzie mogli się porozumiewać.
opracowanie: Magdalena Heinrich
Kierownik Biura
Meetings Management
