Polskie Convention Bureau
Koncepcja promocji polskich usług konferencyjnych i kongresowych poprzez Convention Bureau i Program Ambasadorów Konferencji i Kongresów Polskich

W oparciu o rekomendacje ekspertów Unii Europejskiej (program Phare-Tourin 1996-1999) i po kilkuletnim okresie wdrażania tych rekomendacji w szerokim gronie przedsiębiorców branży turystycznej w całej Polsce (lata 1997-2000) sformułowano wnioski w sprawie zwiększenia dochodów gospodarki narodowej oraz aktywizacji rozwoju regionalnego poprzez rozwijanie usług dla biznesu, w tym konferencji i kongresów.

Koncepcja poniższa spotkała się też z pozytywnymi opiniami reprezentantów Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Ministerstwa Gospodarki, Ministerstwa Kultury i Sztuki, Komitetu Badań Naukowych, Polskiej Akademii Nauk, a także Kancelarii Prezydenta RP. Instytucją rządową pełniącą funkcję beneficjanta programu pomocowego Phare-Tourin był Urząd Kultury Fizycznej i Turystyki. Formą kontynuacji programu rozwijania turystyki biznesowej zainicjowanego przez Phare-Touring jest działalność Stowarzyszenia "Konferencje i Kongresy w Polsce" istniejącego od 1998 roku i skupiającego około 100 firm członków - osób prawnych i fizycznych związanych zawodowo z kongresami i konferencjami.

Niestety wypracowane rekomendacje, wnioski i konkretne plany działań nie znalazły dostatecznego wsparcia na etapie realizacji, z powodu m.in. braku umocowań prawnych w dotychczasowych regulacjach. Pozostawienie tych nowatorskich inicjatyw bez wsparcia ze środków publicznych - rządowych i samorządowych - oznaczać będzie zmarnowanie tej części środków pomocowych Unii Europejskiej, grozi zaprzepaszczeniem lub opóźnieniem wykorzystania szans Polski w tym zakresie zwłaszcza wobec konkurencji innych krajów.

Pozytywnie ocenić należy zainteresowanie rozwojem turystyki biznesowej ze strony Ministerstwa Gospodarki od czasu przejęcia problematyki turystycznej przez Ministra Gospodarki jako ministra właściwego (od czerwca 2000). Jednocześnie niepokoją zbyt skromne zaangażowanie środków promocyjnych ze strony Polskiej Organizacji Turystycznej.

Dla efektywnego pozyskiwania imprez biznesowych - zwłaszcza zagranicznych - niezbędne jest stworzenie Convention Bureau (nazwa przyjęta na całym świecie) tj. Biura Promocji Konferencji i Kongresów. Convention Bureau to wyspecjalizowana instytucja marketingowa koncentrująca się na akwizycji (pozyskiwaniu) konferencji i kongresów oraz innych wizyt gości biznesowych.

Jednym z naczelnych zadań Convention Bureau jest prowadzenie Programu Ambasadorów Konferencji i Kongresów. Programy takie realizowane są w kilkunastu krajach świata. Koncepcja ta polega na zachęcaniu osób mających kontakty zagraniczne - zwłaszcza naukowców, biznesmenów, specjalistów różnych branż - do skutecznego zapraszania do danego kraju konferencji i kongresów.

Polem działania Convention Bureau będzie rozwijanie ofert (produktów) i ich promocja w ściśle określonej dziedzinie turystyki biznesowej obejmującej: a) konferencje, b) kongresy, c) podróże motywacyjne, d) targi i wystawy, d) podróże służbowe. Dla każdej z w/w wymienionych form istnieje już zapisany i skonsultowany program działań.

Uzasadnienie
Rangę gospodarczą konferencji i kongresów wykazują dane statystyczne:

• goście biznesowi, w tym uczestnicy konferencji i kongresów, wydają zwykle 400-500% więcej niż typowi turyści;
• konferencje, szkolenia i kongresy pozwalają na działalność całoroczną (nie tylko sezonową jak większość ofert turystyki w warunkach polskich);
• udział w konferencjach i spotkaniach biznesowych w danym kraju przynosi zainteresowanie ofertami rekreacyjnymi, zakupami, poznaniem ofert kraju, niejednokrotnie przeradza się w trwałą kooperację - np. inwestycyjną;
• cele biznesowe (w tym konferencje i kongresy) stanowią cel przyjazdu 30% wszystkich odwiedzających Polskę, a dla 45% celem jest biznes łączony z innymi motywami (odwiedziny, odpoczynek, poznawanie kraju)
• turystyka biznesowa w Polsce (w tym konferencje i kongresy) odnotowuje stałą tendencję wzrostową;
• turystyka biznesowa jest relatywnie najsilniej rozwiniętym sektorem turystyki polskiej.

Zdefiniowanie misji działania w zakresie rozwijania polskiej turystyki biznesowej.
"Celem kompleksu działań podejmowanych w zakresie polskiej turystyki biznesowej powinno być osiągnięcie w okresie pięciu lat podwojenia obecnej liczby konferencji i kongresów w Polsce, a jednocześnie podwojenie wpływów gospodarki narodowej z tego tytułu."

Jest sprawą najwyższej wagi, aby wysokiej klasy wizerunek Polski, współcześnie możliwy i wspólnym wysiłkiem wielu środowisk budowany, był doskonalony i rozbudowywany oraz w pełni wspierany dla maksymalizacji finansowych korzyści dla gospodarki polskiej. Turystyka biznesowa jest właśnie dziedziną, w której zarówno eksperci zagraniczni jak i sama branża w Polsce, upatrują szanse na sukces ekonomiczny naszego kraju.

Turystyka biznesowa jako produkt markowy. Finansowanie rozwoju produktu i marketingu.. Przygotowanie produktu markowego wymaga wiele czasu i wysiłku. Nie ma wątpliwości, że turystyka biznesowa może w warunkach polskich stanowić silny produkt markowy, już dziś zaawansowany na tyle że można i należy budować wizerunek Polski jako kraju spotkań biznesowych. Z uwagi na znany w marketingu cykl rozwoju produktu markowego należy w dalszym ciągu wspierać środkami publicznymi i pomocowymi rozwój samego produktu równolegle z podejmowanymi działaniami marketingowymi. Na te cele należy zaplanować stosowne środki w funduszach rządowych oraz podjąć starania o pozyskanie środków z zagranicznych programów pomocowych. Jednocześnie można liczyć na pozyskanie ok.10-20% wpływów ze strony branży turystycznej.

Turystyka biznesowa w strukturach zarządzania. Rozważyć można aby w nowo tworzonych strukturach Polskiej Organizacji Turystycznej należy zapewnić reprezentację sektora turystyki biznesowej. Postulować należy, aby Polska Organizacja Turystyczna większą uwagę poświęcała promocji ofert polskiej turystyki biznesowej. Zadania te powinny być realizowane - wzorem większości krajów świata - przez wyspecjalizowaną komórkę - Convention Bureau tj. Biuro Promocji Konferencji i Kongresów. Instytucja ta wymaga stosownego umocowania formalnego, oraz w oparciu o uzgodniony zakres powierzonych zadań - stosownego wyposażenia w środki działania.

Forma prawna. Rozważyć można różne formy prawne funkcjonowania Convention Bureau np. - np. zakład budżetowy, spółka, stowarzyszenie, fundacja. Do analizy pozostaje jakie akty prawne z zakresu turystyki mogą mieć zastosowanie do tego koncepcji - w tym ustawa o POT, Znowelizowane prawo dot. Regionalnych Organizacji Turystycznych, ustawa o usługach turystycznych. Każdorazowo wypracować należy założenia budżetowe i harmonogram działań.

Program Ambasadorów Konferencji i Kongresów. Szczególnie efektywnym narzędziem pozyskiwania imprez biznesowych - zwłaszcza zagranicznych - jest Program Ambasadorów Konferencji i Kongresów. Programy takie realizowane są w kilkunastu krajach świata. Koncepcja ta polega na zachęcaniu osób posiadające kontakty zagraniczne - zwłaszcza naukowców, biznesmenów, specjalistów różnych branż - do skutecznego zapraszania do naszego kraju konferencji i kongresów. Program Ambasadorów powinien być naczelnym zadaniem Convention Bureau of Poland.

Podróże motywacyjne. Ważnym zadaniem Convention Bureau of Poland powinno być rozwijanie i promowanie ofert podróży motywacyjnych (Incentive Travel, Incentive Events). Cieszą się one rosnąca popularnością w Polsce, a w świecie stanowią ważny, wysoce dochodowy segment turystyki biznesowej.

Rynek docelowy. Główną niszą rynkową (rynkiem docelowym), na której skoncentrować się powinny działania promocyjne Convention Bureau powinny być środowiska biznesowe, handlowe i przemysł w Polsce. Nisza te reprezentuje największy potencjał i możliwości zlecenia konferencji, incentive events i innych spotkań biznesowych. W kolejną niszę stanowią środowiska naukowe i stowarzyszenia zawodowe w Polsce. Następnie - duży potencjał zleceń upatrywać należy w analogicznych środowiskach zagranicznych, przede wszystkim rynków ościennych, dalej - innych europejskich, w końcu USA i Kanady, wybranych państw azjatyckich. Marketing w środowiskach biznesowych na tyle różni się od promocji ofert typowej turystyki masowej, iż niezbędne jest powierzenie tych zadań ściśle wyspecjalizowanym komórkom i organizacjom jak Convention Bureau i Stowarzyszenie "Konferencje i Kongresy w Polsce".

1. Należy upowszechnić w stosownych środowiskach decyzyjnych świadomość wartości biznesu konferencyjnego dla gospodarki kraju.
2. Zapewnić niezbędne fundusze, gdyż konkurencja międzynarodowa wymusza wysoką jakość ofert i ich dobrą, często kosztowną promocję.
3. Kierując się realnymi potrzebami rynku zapewnić aby oferowany produkt był najwyższej klasy (markowy).
4. Zapewnić partnerstwo i współdziałanie sektora państwowego (Public) i branży (Private).
5. Utworzyć Convention Bureau (Biuro Promocji Konferencji i Kongresów).
6. Wykorzystać członkostwo (ew. programy przedakcesyjne) w Unii Europejskiej.
7. Wprowadzić system rejestrowania konferencji (register, monitoring zjawisk, badania).
8. Rozwinąć Program Ambasadorów Konferencji i Kongresów
9. Rozpoznać i wykorzystać nisze rynkowe w Polsce i za granicą dla pozyskania konferencji i kongresów.
10. Wykorzystywać silne strony (atuty) Polski - przy promocji turystyki biznesowej współdziałać z istniejącymi strukturami promocji innych markowych specjalności turystyki (miejskiej, aktywnej, ekologicznej, przygranicznej).

• Powołać Convention Bureau of Poland (np. jako wydzieloną komórkę przy Polskiej Organizacji Turystycznej lub Polskiej Agencji Promocji Turystyki). Główne cele to przeciwdziałanie wypływowi środków finansowych z kraju poprzez zachęcanie organizatorów krajowych do realizacji konferencji, kongresów i innych spotkań biznesowych na terenie Polski a jednocześnie zwiększanie akwizycji imprez z zagranicy.
• Sprzyjać należy tworzeniu Convention Bureaus w regionach lub aglomeracjach, które zdecydują się na wyodrębnienie takich analogicznych struktur. Ważnym celem Convention Bureau of Poland będzie tworzenie platformy współdziałania lokalnie tworzonych Convention Bureaus, wykonywanie niektórych zadań na szczeblu krajowym, racjonalizowanie wydatków np. przez unikanie dublowania członkostwa w organizacjach międzynarodowych,
• Zapewnić należy środki na utrzymywanie kontaktów międzynarodowych, w tym członkostwo Convention Bureau of Poland lub Stowarzyszenia "Konferencje i Kongresy w Polsce" w najważniejszych profesjonalnych organizacjach międzynarodowych - ICCA, IACVB, IAPCO, SITE.
• Zapewnić pełne zaangażowanie w promocję turystyki biznesowej Polskiej Organizacji Turystycznej i Polskich Ośrodków Informacji Turystycznej.
• Rozwinąć Program Ambasadorów Konferencji i Kongresów w Polsce. Niezbędne jest zapewnienie programowi statusu ważnego zadania o randze państwowej. Realizator - Convention Bureau of Poland wespół ze Stowarzyszeniem "Konferencje i Kongresy w Polsce" , w oparciu o finanse Ministerstwa Gospodarki i Polskiej Organizacji Turystycznej.
• Powierzyć Convention Bureau zadania o znaczeniu ogólnokrajowym:
  • Wypracowanie system kryteriów jakości w odniesieniu do obiektów konferencyjnych w oparciu o normy Unii Europejskiej
  • System materiałów promocyjnych - drukowanych i elektronicznych oraz nagrań video.
  • Reklama w mediach profesjonalnych. Realizować należy kampanię prasowa zakładającą zamieszczenie reklam (wkładki, wydania specjalne, ogłoszenia pełnopłatne lub oparte na współfinasowaniu branży) w 4-5 pismach krajowych i 4-5 pismach zagranicznych
  • Pozostały marketing - wysyłka publikacji do zidentyfikowanych potencjalnych zleceniodawców, akcje follow-up, study tours, press tours.
  • Organizacja stoisk narodowych na wybranych profesjonalnych targach turystyki biznesowej zagranicą - w tym EIBTM (Genewa), ITME (Chicago), 2-3 inne ściśle profesjonalne targi.
  • System szkoleń i doskonalenia zawodowego dla Profesjonalnych Organizatorów Konferencji wraz z nadawaniem zaświadczenia o charakterze resortowym. System wspierania uczestnictwa (np. stypendia) w kursach realizowanych za granicą.