Jak w skrócie udzielić odpowiedzi na postawioną w tytule kwestię? Jakie czynniki wyznaczają w dziedzinie MICE - przemyśle spotkań - nowe trendy i standardy na miarę XXI wieku?
Do najważniejszych takich czynników - w skali całej współczesnej gospodarki - zalicza się: profesjonalizm, interdyscyplinarność, elastyczne dostosowywanie do zmieniającego się rynku. Dotyczy to także MICE - imprez i podróży biznesowych, konferencji i kongresów. Profesor Joe Goldblatt, ekspert turystyki biznesowej, zwłaszcza special events, wykładowca Uniwersytetu Tampa na Florydzie, wskazuje zmiany w paradygmacie (wzorcu) imprezy biznesowej. Jeszcze w latach 90-tych obowiązywał wzorzec oparty na jednokierunkowym przekazie od nadawcy do odbiorcy, czyli w przypadku imprez firmowych założenia, że zleceniodawca i organizator przygotowuje cały gotowy program i realizuje go w celu przyciągnięcia uczestnika. Obecnie akcentuje się czynną rolę odbiorcy: organizator tworzy strategię zachęcając do aktywności w szczegółowym programie i współorganizowania przedsięwzięć, buduje lojalność z odbiorcą poprzez pozytywne doświadczenia i kreowanie marek w świadomości odbiorców.
Prof. J. Goldblatt będzie gościem specjalnym w Warszawie podczas Targów ADRENALINA w dniach 10-11.06.2005 roku, nowej imprezy adresowanej do klasy średniej - menedżerów, biznesmenów, profesjonalistów. Targi ADRENALINA, w podtytule "Imprezy i podróże ekstremalne, egzotyczne i ekskluzywne" zaprezentują przegląd ofert odpowiadających na potrzeby atrakcyjnego spędzania wolnego czasu, pasji i marzeń nowoczesnego człowieka. Te nowe międzydyscyplinarne targi są dopełnieniem znanych od lat targów BTF (Business Toursim Fairs), których siódma edycja odbyła się w listopadzie ubiegłego roku w warszawskim Pałacu Kultury. BTF to impreza adresowana do zleceniodawców konferencji, natomiast na "Adrenalinę" zapraszani są nie tylko specjaliści od zleceń fimowych, ale szerokie rzesze klientów ze środowisk biznesowych ("wyższa półka" z zasobniejszymi portfelami) zainteresowanych ofertami zarówno dla swych firm i instytucji, jak i dla własnych potrzeb i zainteresowań - podróży i imprez, sportu i innych aktywności. Targi "Adrenalina" to przykład rozszerzania ofert incentive, jednego z obszaru turystyki biznesowej. Targi BTF są nie tylko okazją zamanifestowania znaczenia przemysłu spotkań ale i najlepszą drogą do nawiązywania w tej części Europy kontaktów zawodowych w zakresie konferencji, kongresów, incentive travel i adventure events dla środowisk profesjonalnych.
W roku 2004 dziesięć państw, w tym Polska, stał o y się formalnie nowymi członkami Unii Europejskiej. Choć proces wstępowania do struktur UE następował stopniowo przez trwał wiele lat, to data 1 maja 2004 r. ma ogromne znaczenie nie tylko symboliczne. Dla mieszkańców państw nowych członków to możliwość pełnoprawnego uczestnictwa w życiu społecznym i gospodarczym w skali rzeczywiście wielkiej - na obszarze kontynentu liczącego bądź co bądź 10,5 mln km 2 2 , w społeczności liczącej 450 milionów ludzi, w największym organizmie gospodarczym świata generującego łącznie produkt narodowy brutto (GDP) w wysokości 10973,2 mld USD, reprezentującej 30,1% całej gospodarki światowej (dane Banku Światowego za 2003). P rzystąpienie do UE s S tworzyło zupełnie now ą a jakość. Daje to bowiem nie tylko bowiem możliwość uczestnictwa , ale i konieczność , funkcjonowania działania na skalę europejską.
Warto odnotować, że programy strukturalne Unii Europejskiej przewiduj ą a znaczne środki (dla samej Polski to ponad 200 mln euro EURO ) na cele szkoleniowe w przeróżnych dziedzinach. Wpłynie to z pewnością pozytywnie na dynamikę "przemysłu spotkań", stosownie do ambitnych, wysokich europejskich wymagań i standardów.
Spośród nowych członków UE, Polska jest krajem o największej powierzchni, o największej liczbie ludności oraz największym potencjale gospodarczym. Gospodarka Polski obecnie dynamicznie się rozwija, odnotowując bardzo wysoki - ponad 6-procentowy - - poziom wzrostu dochodu narodowego. Liczyć należy, że Polska , - dyskontując sukcesywnie swoje atuty, ugruntuje swą pozycję lidera w regionie, zarówno jako kraju generującego wyjazdy służbowe, jak i kraju recepcyjnego dla konferencji i kongresów.
Polska wraz ze swymi sąsiadami reprezentuje atrakcyjny kierunek przyjazdów, zwłaszcza w celach służbowych. Rozwój gospodarczy sprzyja dynamice podróży biznesowych, a także wszelkiego rodzaju spotkań profesjonalnych, konferencji i kongresów. Ogromnymi atutami regionu jest centralne położenie geograficzne, łagodny i przewidywalny klimat, dogodność połączeń, brak zagrożeń (o ile dziś ktokolwiek może to o sobie powiedzieć) ze strony terroryzmu czy w postaci zaburzeń politycznych i społecznych.
Wciąż niewykorzystane są wartości bogactwa kulturowego, zarówno historii dziedzictwa jak i współczesn ych dokonań ości tej części Europy. Podróże w celach poznawczych, edukacyjnych i motywacyjnych są dziś w modzie. Uczestnik konferencji, bardzo często subtelny odbiorca treści kulturowych, może być pewny, że spotkanie w tej części Europy ubogaci go dodatkowo poprzez kontakt z lokalnym społecznością, jej kulturą i cywilizacyjnymi osiągnięciami. Polska generuje wyjazdy zagraniczne. W 2003 roku Polacy zrealizowali 7,2 mln podróży zagranicznych, z czego - 15% - w celach służbowych. Wartość wydatków poniesionych przez Polaków w związku z wyjazdami zagranicznymi szacuje się na 2,8 mld USD.
W ciągu ostatnich dziesięciu lat turystyka biznesowa odnotowała ogromny rozkwit. N ajsilniejszą chyba stroną naszej oferty jest infrastruktura hotelarska. To już kilkaset obiektów konferencyjnych, obiektów zarówno mniejszych jak i centrów kongresowych. Wymieńmy tu największe: "Gromada", "Expo XXI", zmodernizowane centrum Międzynarodowych Targów Poznańskich, nie zapominając o obchodzącym swe 50-lecie warszawskim Pałacu Kultury i Nauki.
Na mapie ofert zaznaczają swą obecność nowe obiekty hotelarskie znanych marek (Westin, InterContinental, Kyriad, w budowie - Hilton), wiele obiektów przeszło gruntowne remonty i modernizacje. Tak więc, oferta obejmuje pełny wybór standardów od sportowo-integracyjnych do luksusowych. Jeśli dopracowana zostanie kompleksowość oferty, bogactwo programów towarzyszących oraz system promocji, to Polska stanie się prawdziwym tygrysem w zakresie turystyki biznesowej.
Stworzono już podwaliny systemu promocji naszej oferty w kraju, miedzy innymi w postaci Programu Ambasadorów Kongresów, oraz za granicą poprzez system Polskich Ośrodków Informacji Turystycznej, Wydziały Ekonomiczno-Handlowe, stoiska narodowe na najważniejszych targach turystyki biznesowej (EIBTM, IMEX, EMIF, ITME), a także podróże studyjne, informatory, publikacje typu PR oraz - choć w mniejszym nieco stopniu - reklamy.
Od siedmiu lat ukazuje się katalog "Konferencje w Polsce" najpełniejszy zbiór danych ośrodkach konferencyjnych w naszym kraju i usługach towarzyszących. W roku rozszerzenia Unii Europejskiej katalog ten noszący nazwę W po raz pierwszy zawarł - obok 180 obiektów w Polsce - także prezentacje z europejskich krajów sąsiadujących lub nieodległych pobliskich , dając w naszy m regionie Europy. Chcemy dać w ten sposób wyraz - nie tylko w sposób symboliczn ie y - że konferencje łatwo " przekraczają " granice i jednoczą społeczności z różnych stron.
Polska turystyka biznesowa wkracza obecnie w nowy etap swego rozwoju. Mamy już za sobą okres pionierskiego zapału, kiedy każda inicjatywa była potrzebna, bo zagospodarowywała obszar całkowicie zaniedbany i leżący odłogiem. Celem jest osiągniecie uporządkowanego i dojrzałego systemu ofert i promocji.
Trwa "zagospodarowywanie" pozostałych niezbędnych aspektów systemu turystyki biznesowej: szkoleń specjalistycznych, badań sektorowych, coraz więcej robi się w zakresie promocji tego specyficznego sektora. Powstała "tkanka społeczna" turystyki biznesowej - struktury dla współpracy trzech głównych partnerów: prywatnego biznesu (hotele i profesjonalni organizatorzy konferencji), władz centralnych i samorządu terytorialnego. Wyrazem tego jest powołanie Convention Bureau of Poland w Polskiej Organizacji Turystycznej, pierwsze Convention Bureaus w miastach - Wrocławiu, Warszawie i Krakowie, najnowsze w Gdańsku i zapowiedziane na 2005 rok w Poznaniu oraz Stowarzyszenie "Konferencje i Kongresy w Polsce" pełniące funkcje sektorowej izby gospodarczej.
Znaczącym faktem jest wzrost zaangażowania Polski w międzynarodowych stowarzyszeniach profesjonalistów branży spotkań - w tym ICCA.
Wszelkie inicjatywy służące rozwijaniu turystyki biznesowej w Polsce spotykają się od lat z poparciem Stowarzyszenia "Konferencje i Kongresy w Polsce" - ogólnopolskiej reprezentacji profesjonalistów przemysłu spotkań. W roku 2004 Stowarzyszenie "Konferencje i Kongresy w Polsce" wspólnie ze swoimi odpowiednikami z Belgii, Grecji, Hiszpanii, Portugalii, Wielkiej Brytanii oraz Włoch zawiązało EFPCO - European Federation of the Professional Congress Organisers, które zamierza mocno zaznaczyć swoją obecność dla koordynacji ważnych spraw zawodu organizatora konferencji w Europie. Od stycznia 2005 roku działa nowa ogólnoeuropejska witryna www.europemeetings.org przygotowana na rzecz EFAPCO przez polskie stowarzyszenie.
Obserwujemy jednak zagrożenia turystyki biznesowej w Polsce. Już eksperci Unii Europejskiej w 1996 r. (TOURIN II) wskazali jako główne zagrożenie odwlekanie decyzji oraz wyprzedzanie nas przez konkurentów. Zagrożenia te pozostają aktualne. Nie jest dziś problemem brak programu działania czy brak wiedzy na temat tego, co należy robić. Problemem jest brak wdrażania i działanie nie dość skuteczne. Zagrożeniem dziś jest to, że zwiększająca się pula środków na rozwijanie i promowanie turystyki biznesowej zostanie wykorzystana źle lub nie dość efektywnie.
Turystyka biznesowa, podróże i konferencje, zawsze miały charakter międzynarodowy i pokazywały w praktyce, że granice - te nakreślone przez polityków na mapach - można i trzeba przekraczać. Polska wraz cały region Europy Środkowej i Wschodniej reprezentuje atrakcyjny kierunek przyjazdów, zwłaszcza w celach służbowych. Rozwój gospodarczy sprzyja dynamice podróży biznesowych, a także wszelkiego rodzaju spotkań profesjonalnych, konferencji i kongresów
Polska jest też często wymieniana jako "emerging market" - nowy atrakcyjny kierunek dla międzynarodowych konferencji i kongresów. Nad wyraz pochlebną opinię o Polsce przedstawił Rob Davidson, brytyjski ekspert turystyki biznesowej, podczas światowej jubileuszowej X konferencji International Congress and Convention Researchers Meeting w Wiedniu (czerwiec 2004 r.) z udziałem 117 specjalistów "szperaczy konferencyjnych" z 117 osób z 25 krajów świata. R. Davidson przestrzegał znane zachodnie destynacje: " Drżyjcie przed konkurencją z Polski, której odd ech macie już na plecach, bo to świet nie wyszkoleni fachowcy, którzy mają do dyspozycji nowo otwarte luksusowe hotele i centra konferencyjne budowane w najnowszych technologiach ".
Sławomir J. Wróblewski
Współzałożyciel i Sekretarz Generalny Stowarzyszenia "Konferencje i Kongresy w Polsce". Właściciel biura konferencji "Meetings Management". Autor i wydawca Katalogu Obiektów i Usług Konferencyjnych "Konferencje w Polsce". Były attache kulturalny i dyrektor Ośrodka Informacji turystycznej w Chicago. Ekspert Unii Europejskiej w programie pomocowym Phare TOURIN.
Opracowanie chronione prawem autorskim. Wykorzystywanie i cytowanie wymaga pisemnej zgody autora. Kontakt e-mail: swroblewski@meetingspoland.pl.
