Sławomir Wróblewski

Planista konferencji - nowy zawód

W strukturach korporacji w krajach zachodnich spotykamy stanowisko pracy "Meeting Planners". W tłumaczeniu - planista konferencji. Terminu takiego nie znajdujemy w spisie zawodów w Polsce. Spodziewać się jednak można, że nazwa "planista konferencji" zagości w firmach Polsce w miarę naszego dostosowywania się do wzorów światowego biznesu.

Czym zajmuje się Meeting Planner? To nie tylko planowanie konferencji, ale odpowiedzialność za całokształt budżetu przeznaczonego na podróże służbowe, oczywiście także podróże dotyczące udziału w konferencjach. Zrozumiałe jest, że w większej korporacji może być to kwota wielu set tysięcy, a nawet milionów dolarów. Zadaniem Meeting Plannera jest maksymalizacja efektów za sumy w jego dyspozycji, tak wiec musi być specjalistą od wszelkich aspektów związanych z podróżami, znać ceny biletów lotniczych, hoteli i gastronomii, zasady kalkulowania i rozliczania podróży i imprez, a także być sprawnym negocjatorem w przygotowywaniu umów z kontrahentami np. biurami podrózy. W sumie - człowiek o bardzo dużych kompetencjach i dużej odpowiedzialności. Zawód ceniony, atrakcyjny, potrafiący dać satysfakcję.

Od kilku lat w codziennej działalności Biura Doradztwa i Turystyki Biznesowej "Meetings Management" postawiliśmy właśnie na współpracę ze środowiskiem Meeting Planners. Planista konferencyjny jest najważniejszym odbiorcą naszego Katalogu obiektów i usług Konferencyjnych "Konferencje w Polsce" i strategicznym uczestnikiem targów Forum Turystyki Biznesowej. Polski meeting planner nosi przeróżne tytuły zawodowe i pracuje w przeróżnych wydziałach w strukturze firmy: dziale szkoleń, dziale kadr, dziale Human Resources, dziale organizacyjnym, dziale administracyjnym, ale często jest też to asystent(ka) prezesa lub inny "wolny elektron" rzucany przez swego szefa do zrealizowania danej konferencji. U podstaw tej ostatniej sytuacji leży wciąż brak świadomości znaczenia biznesu konferencyjnego. A przypomnijmy, że wg ICCA wartość średniej (statystycznie sześćsetosobowej) konferencji to ponad 350 tys. dolarów, a wiec grupo ponad milion złotych! I nic dziwnego, że w praktyce ciężar finansowy i ranga imprezy często przerasta możliwości działania takiego przypadkowego organizatora.

Dwa wykresy na tej stronie przedstawiają znaczenie środowiska Planistów Konferencji w gronie odbiorców Katalogu KONFERENCJE W POLSCE oraz internetowego biuletynu "Ambasador Kongresów Polskich".

Problematyka zawodu "Planista konferencji" ma być przedmiotem seminarium podczas Forum Turystyki Biznesowej - VI Targów Obiektów i Usług Szkoleniowo-Konferencyjnych, które odbywać się będą w dniach 18-19 listopada 2003 r. w warszawskim Pałacu Kultury i Nauki. Przedmiotem sesji ma być zebranie i usystematyzowanie wiedzy na temat nowego zjawiska, jakim jest planista konferencji w Polsce. Zaproszone zostaną osoby wypełniające w praktyce funkcję Meeting Planners niezależnie od tytułu na swojej wizytówce. Wśród ważnych zagadnień znajduje się m.in. ocena znaczenia tego stanowiska pracy dla firm, gdyż brak jest na ten temat szerszej wiedzy. Warto zarysować zawodowe potrzeby, w tym szkoleniowe tych osób. Innym pytaniem będzie kwestia czy potrzebna jest wspólna reprezentacja interesów? Z pewnością istnieje potrzeb integracji osób mających podobny zawód. W końcu interesujące jest zagadnienie skutecznych form realizowania celów zawodowych, w tym marketingowych na polu współpracy z dostawcami usług. Naturalnie nas najbardziej interesuje taka współpraca w zakresie zleceń organizacji konferencji i innych imprez służbowych.

Organizatorzy targów BTF serdecznie zapraszają wszystkich zainteresowanych tematem. Stale aktualizowany program seminariów towarzyszących VI Targom BTF znajduje się na stronie: www.meetingspoland.pl/btf.htm.